ปัจจัยที่จะช่วยให้ตัดสินใจใช้แฟ้มเอกสาร ความทนทาน แฟ้มที่ทำจากพลาสติกจะมีอายุการใช้งานที่นานกว่าแฟ้มกระดาษ แต่มีราคาแพง ซึ่ง ราคาแฟ้มกระดาษ ถูกกว่า
และแฟ้มกระดาษก็มีความทนทานหากได้รับการดูแลรักษาที่ถูกต้อง ขนาด ก่อนจะตัดสินใจเลือกใช้แฟ้มเอกสาร ควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่า
คุณได้ขนาดที่พอดีกับตู้เก็บเอกสารหรือที่จัดเก็บไฟล์ของคุณ แฟ้มขนาด Letter และ Legal มีขนาด และรูปร่างที่แตกต่างกัน จึงควรให้ความสำคัญกับเอกสารที่ใช้ ซึ่งจะต้องมีขนาดพอดีกับแฟ้มเอกสารด้วย ปริมาณเอกสาร คุณต้องใส่เอกสารกี่ชุดในแฟ้มของคุณ แฟ้มเอกสารราคาถูก อาจมีขนาดบาง และอาจจะใส่กระดาษได้เพียงไม่กี่แผ่น ในขณะที่การขยายแฟ้มเอกสารสามารถรองรับปริมาณของเอกสารได้มากขึ้น